Politique de confidentialité

Date de dernière mise à jour : 24 mars 2020

Introduction

Beeyond Inc. (ci-après, « Unique.ai ») s’évertue à ce que la collecte et le traitement de vos données, effectués à partir des sites internet de ses clients ou de www.unique.ai, soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la LoiInformatique et Libertés (LIL) française.

La présente «Politique de confidentialité » a pour objet d’informer les visiteurs de ce site, les sociétés clientes de Beeyond Inc. et les personnes désireuses de postuler auprès d’elles via le service d’Assistant Recruteur Unique.ai prenant la forme d’un chat intelligent (le « Service » ou « Assistant Recruteur ») développé par Unique.ai, relativement à l’utilisation de leurs données à caractère personnel (ci-après, les « Données »).

Informations générales à propos de la Société

Beeyond Inc., développeur du Service Unique.ai,

Société de droit du Delaware dont le siège est situé au 44, Tehama Street, CA 94105 San Francisco, USA

Email : contact@unique.ai

Coordonnées du délégué à la protection des données (DPO) : dpo@unique.ai

Finalités des traitements et Rôles de la Société

1er Cas : Unique.ai est Sous-traitant
La finalité principale du Service Unique.ai est de faciliter le processus de recrutement pour les Clients de Unique.ai ; dans ce contexte :
• le Client recruteur qui recourt au Service est le Responsable de Traitement, et Unique.ai est son Sous-traitant au sens de l’Article 4 du RGPD ;
• le traitement des Données collectées via l'Assistant Recruteur a pour seule finalité la transmission, l’analyse et l’organisation des candidatures pour le Client ; e
• en sa qualité de sous-traitant, Unique.ai s’engage à ne traiter les Données que sur instruction documentée du Responsable de traitement et informera immédiatement ce dernier si selon elle, une instruction constitue une violation de la Règlementation.
Unique.ai invite donc l’Utilisateur a prendre connaissance de la notice d’information fournie par le Responsable de Traitement.

2e Cas : Unique.ai est Responsable de traitement
Traitement de vos données de candidature au-delà de la phase de candidature : Unique.ai souhaite également utiliser les Données fournies par un Utilisateur lors/après de sa candidature via le Service mis en place chez un Client de la Société, et ce aux fins d’amélioration de son Service et notamment de l’enrichissement de son algorithme. Unique.ai est alors Responsable de Traitement, et ce traitement est basé sur notre intérêt légitime (Art. 6.1f du RGPD).
Il est à noter qu’après la phase de recrutement telle que décidée par le Client recruteur, la Société procède à une suppression des données identifiantes de l’Utilisateur. Les données non identifiantes permettent la création d’un modèle, lui-même destiné à enrichir l’algorithme de l'Assistant Recruteur en vue de l’amélioration du Service.

Collecte sur ce site web : lorsque vous nous contactez via ce site web www.unique.ai, notamment en nous fournissant votre adresse email pour rester en contact, Unique.ai est Responsable de Traitement. La collecte et l’utilisation de ces données transmises ont pour seule finalité de répondre à vos demandes d’informations. De ce fait, ce traitement est basé sur notre intérêt légitime (Art. 6.1f du RGPD).

Quelles données ?

Les Données listées ci-dessous sont celles qui sont usuellement demandées par le service Unique.aimais la liste des Données demandées est adaptée pour satisfaire les spécificités du secteur d’activité ou les besoins particuliers du Client recruteur, responsable de traitement.

L’Utilisateur doit ne communiquer que des informations complètes et à jour, qui sont les siennes et n’enfreignent pas les droits des tiers.

A) Les Données fournies par le candidat:
En réponse aux questions formulées sur le Chat, l'Utilisateur communique directement les données utiles à sa candidature en vue de son recrutement comprenant notamment les catégories d’informations suivantes :
• État-civil / identité, comme ses nom, prénom, adresse postale (non obligatoire), adresse email, numéro de téléphone, s’il/elle est âgé(e) de plus de 18 ans ou non…
• Vie personnelle, par exemple si l'Utilisateur est titulaire du permis de conduire ou non, ses dates de disponibilité et les créneaux horaires par jour de la semaine de ses disponibilités…
• Vie professionnelle, comme son CV du candidat (sous forme d’une pièce jointe, le cas échéant envoyée après le Chat, selon le choix du Client), son niveau d'étude ou ses diplômes, son expérience professionnelle et les fonctions exercées, le type de contrat recherché (CDD / CDI ou autre) ainsi que la durée hebdomadaire recherchée…
• Autre, incluant les réponses apportées par l'Utilisateur à des questions ouvertes, telles que sa motivation, son expérience d'emploi au contact de clients…


B) Les Données collectées automatiquement :
D'autres données sont susceptibles d'être indirectement collectées par Unique.ai dès lors que l'Utilisateur utilise l'Assistant Recruteur.
Ce sont notamment les catégories de Données suivantes : données de connexion, notamment l'adresse URL par laquelle l'Utilisateur est arrivé sur le site, son adresse IP pour calculer le temps de trajet jusqu’au lieu de travail du poste sollicité, un identifiant affecté au candidat et un identifiant affecté au Chat conservés sous la forme de cookies valables 30 jours.


C) Les Données enregistrées par le recruteur :
Le recruteur a la capacité de mettre un commentaire, une appréciation sur un candidat.

A destination de qui et pour quelle durée ?

1er cas : Les Données collectées par le Service Unique.ai lors du déroulement du Chat sont d’abord destinées au Client recruteur, qui décide en tant que Responsable de Traitement de la durée durant laquelle il les traite et les conserve.
Les informations de localisation via votre adresse IP ou adresse postale ne lui sont pas communiquées et ne servent qu’à calculer une estimation du temps de trajet vers le lieu de travail sollicité.
Unique.ai ne prévoit pas et ne propose pas de prise de décision automatisée sur la base des Données fournies par l’Utilisateur lors de l’usage du Service.


2e cas : Au-delà de la phase de recrutement par le Client, Unique.ai souhaite également utiliser les Données fournies par un Utilisateur lors de sa candidature (1er cas) et ce aux fins d’amélioration de son Service et notamment de l’enrichissement de son algorithme. Une suppression des données identifiantes est alors effectuée par Unique.ai (nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, CV…) et les autres informations sont conservées sans limitation de durée par Unique.ai sous une forme où elles ne sont plus directement identifiantes, afin d'alimenter une base de données permettant à Unique.ai d'améliorer la qualité et la performance de son Service Unique.ai.
Vous pouvez vous y opposer ou faire valoir vos autres droits en vous adressant à Unique.ai (voir les paragraphes Quels sont vos droits ? et Comment exercer vos droits ?).

Quels transferts de données hors de l’UE ?

Toutes les données à caractère personnel ainsi collectées via la Service sont hébergées en UE et traitées par le personnel au sein de l'UE sous la responsabilité de Unique.ai.
Ainsi Unique.ai n’effectue pas de transfert de vos informations en dehors de l’Union Européenne (UE).

Quelles mesures de sécurité ?

Unique.ai s’efforce de protéger les Données que vous lui confiez, directement ou indirectement lorsque vous postulez via le recours au Service sur le site d’un Client recruteur, notamment en :
• Restreignant l’accès aux Données au personnel de Unique.ai dûment habilité à cet effet. En outre, Unique.ai s’engage à s’assurer que le personnel ne prenne aucune copie des supports informatiques ou des Données collectées à l’exception de celles strictement nécessaires à l’exécution des obligations de Unique.ai (ex : les sauvegardes) ;
• S’assurant que les contrats de travail de son personnel contiennent des clauses de confidentialité pour les Données auxquelles ils pourraient avoir accès ;
• Chiffrant (« cryptant ») les données, à la fois lors de l’interaction de l’Utilisateur avec le Service de Chat, et ensuite lorsque les données ainsi transmises sont conservées en bases de données ;
• Et plus généralement, en prenant toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment tous les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constante des systèmes et services de traitement, et pour s’assurer que les Données ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés ;

Cookies et mesure d'audience

Un cookie est un fichier envoyé à votre navigateur via le site Web consulté. Ce cookie permet de stocker des informations et d’en collecter, par exemple pour nous permettre de savoir quelles pages vous avez visitées, combien de temps vous êtes resté(e)sur ce site, sur quel(s) lien(s) vous avez cliqué, à quelle fréquence vous revenez sur le site, etc.

La collecte des cookies est basée sur votre consentement (Article 6.1a du RGPD) sauf lorsque le cookie est indispensable au fonctionnement du site.

C'est le cas du cookie de session lié au socle technique utilisé pour la construction du site. Il n'est pas possible de le désactiver sans quoi le site internet ne vous serait plus accessible.

Les cookies d'analyse statistique de consultation du site Google Analytics sont également placés sur le site www.unique.ai de Unique.ai.

Quels sont vos droits ?

Conformément au règlement général sur la protection des données et à la loi informatique et libertés, vous pouvez accéder et/ou obtenir copie des données vous concernant. Selon le contexte :
• vous pouvez vous opposer au traitement de ces données, les faire rectifier ou les faire effacer ;
• vous disposez d'un droit à la limitation du traitement de vos données et d’un droit à la portabilité de ces données.
Lorsque vous avez donné votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment.

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en contactant, selon les cas,
• le point de contact désigné chez le recruteur, Client de la Société utilisant le Service Unique.ai, ou
• le délégué à la protection des données (DPO) de Unique.ai à l’adresse dpo@unique.ai


Pour des raisons de sécurité, vous devez justifier de votre identité (par exemple en fournissant vos nom, prénom, adresse postale ou électronique). Le cas échéant, une pièce d’identité valide pourra vous être demandée.
Veuillez noter que dans le cas où vous feriez une demande auprès de Unique.ai qui concernerait un Client recruteur, Unique.ai s’engagerait à transférer au plus vite votre demande au Client recruteur concerné.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à une autorité de contrôle.

Mise à jour de cette politique

Nous sommes susceptibles de modifier la présente politique de confidentialité. En cas de modifications importantes, nous publierons un avertissement sur le site web concerné.

Nous vous invitons à revoir cette Politique de façon régulière.